Statuten, reglementen en procedures
Een vereniging kan niet zonder statuten, reglementen, procedures en afspraken.
De belangrijkste informatie is op papier gezet en beschikbaar gesteld.
Hieronder een overzicht:
- Statuten
- Huishoudelijk Reglement
- Bestuursreglement Alcoholverstrekking
- Gedragscode CMHC
- Vertrouwelijke informatie en privacy
- Indelingsbeleid
- Procedure bij afgelastingen
- Tuchtreglement
- Materiaalreglement
- Trainingsvergoeding
- Teamsponsoring handleiding - download
- Acquisitie sponsors proces - download
De Statuten vormen de juridische basis van de vereniging CMHC. De Statuten bevatten grondregels en bepalingen en is bij notariële akte vastgelegd. In de Statuten is o.a. het volgende beschreven:
- de naam van de vereniging en de gemeente in Nederland waar zij gevestigd is;
- het doel van de vereniging;
- de verplichtingen van de leden tegenover de vereniging, of de wijze waarop deze verplichtingen kunnen worden opgelegd;
- de manier waarop de algemene vergadering bijeengeroepen wordt;
- de manier van benoeming en ontslag van bestuurders;
Wijzigingen van de Statuten worden door de ALV vastgesteld.
Conform artikel 23 van de Statuten van de vereniging dient het Huishoudelijk Reglement als aanvulling op de Statuten en mag dus nooit in strijd zijn met deze Statuten. In het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen van de vereniging worden die onderwerpen geregeld die in deze Statuten niet of niet volledig zijn vastgelegd. Het Huishoudelijk Reglement en andere reglementen van de vereniging mogen niet in strijd zijn met de wet, ook waar deze geen dwingend recht bevat, en deze Statuten.
Het Huishoudelijk Reglement wordt door de Algemene Leden Vergadering (ALV) vastgesteld.
Vergelijkbaar met het Huishoudelijk Reglement vormt het Bestuursreglement Alcoholverstrekking een aanvulling op de Statuten. Ook dit reglement wordt door de Algemene Leden Vergadering (ALV) vastgesteld.
Hockey is een sport waar sportiviteit, respect en gezelligheid voorop staan. Dat geldt zeker ook voor een club als CMHC, een familieclub met een rijke traditie van bijna 50 jaar. We hechten veel belang aan vriendschap, gezelligheid, onderlinge betrokkenheid en sportiviteit. Onze spelers staan wekelijks op het hockeyveld om te ‘leren’ en om zich in clubverband steeds verder te ontwikkelen op sportief en sociaal vlak. Plezier maken blijft belangrijker dan absoluut te willen winnen. De overwinning moet het resultaat zijn van een mooi -samen-spel en niet een doel op zich.
Het bestuur van CMHC hecht hier grote waarde aan en wil positief gedrag verder stimuleren. Hockey moet een ontmoetingsplaats zijn en blijven waar sporters gezamenlijk met plezier en voldoening kunnen spelen. Binden & Verbinden.
Om dit karakter te bewaken zijn gedragsregels opgesteld, die samen de Gedragscode CMHC vormen. Deze code wordt door bestuur, commissies, coaches, trainers én spelers actief uitgedragen. Vooral coaches, trainers, begeleiders en ouders/verzorgers hebben een belangrijke verantwoordelijkheid en voorbeeldfunctie voor wat betreft het uitdragen en bewaken van gedragsregels.
Het doel van onze gedragscode is:
- Bewustwording te vergroten van geldende regels;
- Het spelplezier te vergroten bij het beoefenen van de hockeysport;
- Het terugdringen van het aantal gele en rode kaarten;
- Het terugdringen van kosten als gevolg van verlies, diefstal, vernielzucht, vandalisme en nalatigheid;
- Het respectvol omgaan met elkaar;
- Het verhogen van het CMHC clubgevoel en sfeer binnen de vereniging;
- Het vergroten van ons vrijwilligersbestand.
Neem de tijd om de Gedragscode CMHC te lezen, houd ‘m in het achterhoofd en schroom niet om anderen hier op te wijzen. Zo werken we samen aan een club waar iedereen zich thuis en veilig voelt.
Behandel de tegenstander, trainer, coach, scheidsrechter, …
…zoals je zelf behandeld wil worden.
Goede borging van vertrouwelijke informatie en privacygevoelige gegevens is belangrijk en ook aan wettelijke regels gebonden.
De Privacyverklaring en Gebruiksvoorwaarden (zie footer) zijn belangrijke instrumenten om hier invulling aan te geven.
Daarnaast zal iedere gebruiker van ons ledenadministratiesysteem (bestuursleden, TC-leden, de Scheidsrechterscommissie en het Wedstrijdsecretariaat) een Geheimhoudingsverklaring moeten ondertekenen.
Ook leden of vrijwilligers kunnen met dergelijke informatie in aanraking komen. Wist je bijvoorbeeld dat het niet zomaar is toegestaan om een lijstje met e-mailadressen te delen? Wat nu daadwerkelijk wel en niet is toegestaan is erg afhankelijk van de situatie. Om e.e.a. wat concreter te maken zijn er enkele Do’s en Don’ts opgesteld. Lees ze door en stel je zelf iedere keer de vraag … ‘Mag ik deze gegevens zomaar delen?’.
Op het moment dat er een inbreuk plaats vindt op de beveiliging van persoonsgegevens en het risico bestaat dat privacygevoelige informatie bij derden terecht komt, is er sprake van een datalek. Meld een datalek altijd via [email protected].
Ieder seizoen worden de teams opnieuw samengesteld. Hierbij wordt gekeken naar leeftijd, vaardigheden en sociale aspecten. Het indelingsbeleid wordt door de Technische Commissie vormgegeven en door het Bestuur vastgesteld. De daadwerkelijke teamindelingen worden door de Technische Commissie in samenspraak met coaches en trainers vormgegeven. De teamindeling worden op basis van de Uitvoeringsregels vormgegeven.
Het weer kan aanleiding zijn om een wedstrijd af te gelasten. In bijgaande procedure wordt uitgelegd in welke situaties een wedstrijd kan worden afgelast, wie dit bepaalt en hoe e.e.a. dan gecommuniceerd wordt naar teams en spelers.
Download hier de Procedure bij Afgelastingen (dit document volgt)
De Tuchtcommissie van CMHC wordt benoemd door de Algemene Leden Vergadering om als onafhankelijk orgaan alle zaken rond gedrag in en buiten het hockeyveld te beoordelen en beleid te maken om dit gedrag zo nodig te verbeteren.
De Tuchtcommissie is namens het bestuur van de club het aanspreekpunt voor de KNHB waar het gaat om gele en rode kaarten en andere zaken die met wangedrag te maken hebben. Ook clubleden en ouders kunnen zich richten tot de Tuchtcommissie voor zaken op het gebied van normen en waarden rondom het hockeyveld.
De Tuchtcommissie krijgt van de KNHB meldingen door van uitgereikte gele en rode kaarten en ook van de opgelegde sancties aan spelers en coaches. De tuchtcommissie ziet toe op de uitvoering van opgelegde schorsingen en meldt de afronding daarvan aan de bond.
Opgelegde geldboetes (na meerdere kaarten) worden verhaald op de spelers die het aangaan. De penningmeester van CMHC int deze bedragen. Indien de Tuchtcommissie daar aanleiding toe ziet, kan besloten worden een zwaardere sanctie op te leggen dan de Bond in eerste aanleg heeft uitgeschreven. Als dit aan de orde is, zal de Tuchtcommissie in ieder geval hoor en wederhoor toepassen met de betreffende spelers en coaches. Dit laatste geldt ook voor zaken die buiten de KNHB om worden aangekaart, bijvoorbeeld over wangedrag langs de lijn.
Klik hier voor een overzicht van de leden van de tuchtcommissie.
Download hier het Tuchtreglement (dit document volgt)
De materiaalcommissie is verantwoordelijk voor inkoop, voorraadbeheer, uitgifte, inname en onderhoud van de teaminventaris en trainingsmaterialen. Denk hierbij aan keepersuitrusting, cornermaskers, ballen, lockers, pylonen en hesjes. Deze materialen worden in principe door de vereniging ter beschikking gesteld.
Bij de start van het veld- of zaalseizoen worden uitgiftedagen georganiseerd, zodat ieder team de juiste teaminventaris in ontvangst kan nemen. Na afloop van het seizoen worden ‘check- en inleverdagen’ georganiseerd om de uitrusting te controleren en in te leveren. In de tussenliggende periode is het team verantwoordelijk voor een goed beheer van de in bruikleen verkregen materialen. In het 'Reglement Materialen’ wordt nader ingegaan op de wijze waarop we binnen CMHC met onze materialen omgaan.
Bereikbaarheid
De materiaalcommissie bestaat uit vrijwilligers, die helaas niet alle dagen van de week beschikbaar kunnen zijn. Via [email protected] kunnen verzoeken om trainingsmateriaal, keepersmateriaal, reparaties, vervangingen of extra materiaal worden ingediend.
Eigendom en zorgplicht
Alle door de materiaalcommissie in bruikleen gegeven materialen zijn en blijven eigendom van CMHC. Het team staat garant voor goede zorg voor de in bruikleen gegeven materialen. Deze zorgplicht staat hieronder nader omschreven. In geval van abnormale slijtage, schade, verlies of diefstal is het team verantwoordelijk voor de geleden schade. De vereniging CMHC zal eventuele kosten via de contactpersoon bij het team verhalen.
Zorgplicht
- Het team gaat zorgvuldig om met de in bruikleen gegeven teaminventaris (keeperuitrusting, cornermaskers, ballen). Materialen worden in overeenstemming met de bestemming gebruikt.
- Het team draagt zorg voor goed onderhoud van de materialen. Na gebruik worden materialen schoongemaakt, gedroogd en geïnspecteerd op eventuele schade.
- Materialen worden nooit onbeheerd achtergelaten. De teaminventaris wordt na gebruik veilig opgeborgen (locker). Berg een keepertas geopend in de locker op, zodat deze kan drogen.
- Slijtage, schade, verlies of diefstal wordt zo snel als mogelijk bij de materiaalcommissie gemeld. Kleine schades kunnen veelal door de materiaalcommissie hersteld worden.
- De teaminventaris wordt aan het team verstrekt en mag niet onderling teams worden verruild of overgedragen.
- Na afloop van het seizoen worden alle in bruikleen gegeven materialen bij de materiaalcommissie ingeleverd. Dit geldt ook indien het team het volgende seizoen dezelfde teamuitrusting blijft gebruiken.
Aansprakelijkheid
- Het team is verantwoordelijk voor in bruikleen gegeven teaminventaris. Deze verantwoordelijkheid betreft niet alleen de goede zorg voor deze materialen, maar ook de vergoeding van materiaal bij abnormale slijtage/schade, verlies of diefstal. Eventuele hiermee gepaarde kosten worden door het hele team gedragen. De materiaalcommissie beslist indien er twijfel ontstaat over normale of abnormale slijtage.
- Bij verlies of diefstal van in bruikleen gestelde materialen zal het team de schade moeten vergoeden aan CMHC. Aangezien CMHC bij specifieke leveranciers en soms onder gunstige voorwaarden materialen inkoopt, is zelfstandige aanschaf door een team uit naam van CMHC niet toegestaan.
- De contactpersoon aan wie de teaminventaris is verstrekt, zal er zelf voor zorgdragen dat eventuele kosten bij het team naar rato wordt geïnd
Het geven van training is ontzettend leuk en leerzaam. In principe wordt het geven van training als vrijwilligerswerk gezien. Aan jeugd(ige) trainers kan een vergoeding worden betaald. De vergoedingen staan vermeld in het declaratieformulier dat achter de inlog op onze website te vinden is. Klik op deze link en navigeer vervolgens naar 'Club > Documenten > Technische Commissie'.
Je kan het declaratieformulier op drie momenten in het seizoen indienen:
- Begin december na het eerste deel van het veldseizoen
- Begin maart na afloop van het zaalseizoen
- Begin juli na afloop van het veldseizoen
Formulieren dienen uiterlijk twee weken na afloop van het hockeyseizoen bij de penningmeester aangeleverd te zijn.
Vul het formulier volledig en naar waarheid in. Declaratie is niet mogelijk indien je vanwege bijvoorbeeld ziekte, huiswerk of slecht weer geen training hebt kunnen gegeven. Onvolledig ingevulde formulieren worden niet in behandeling genomen.
Wil je meer informatie of wil je je aanmelden als trainer, stuur dan een mailtje naar [email protected].
11. Teamsponsoring
Heb je een sponsor gevonden voor een team. Heel goed, maar lees eerst even de handleiding voor teamsponsoring. We hebben als CMHC een aantal regels opgesteld zodat de afspraken voor iedereen duidelijk zijn.
Download hier de handleiding.
12. Acquisitie Sponsors
Sponsors dragen wij als CMHC een warm hart toe. In de procesbeschrijving staat waar je allemaal aan moet denken.
Download hier de procesbeschrijving.
